Google Sheets मैक्रो AI से कैसे बनाएँ: कॉपी पर जाँचने के 5 क़दम

Google Sheets मैक्रो AI से बनाने के लिए AI से ऐसा फ़ंक्शन लिखवाइए जो न इनपुट मान ले और न कुछ लौटाए। उसे शीट की कॉपी में ऐप्स स्क्रिप्ट एडिटर में चिपकाइए, एक्सटेंशन, मैक्रो, इंपोर्ट करें से मैक्रो बनाइए और पहले तीन पंक्तियों पर चलाकर हाथ के हिसाब से मिलाइए। नतीजा सही हो, तभी असली शीट में लगाइए।

मैक्रो रिकॉर्ड करें या AI से कोड लिखवाएँ?

Google के ऐप्स स्क्रिप्ट गाइड के अनुसार मैक्रो Sheets में की गई क्रियाओं की एक कड़ी को दोहराता है। एक्सटेंशन, मैक्रो, मैक्रो रिकॉर्ड करें से रिकॉर्डिंग शुरू होती है और Sheets पर्दे के पीछे ऐप्स स्क्रिप्ट का फ़ंक्शन बना देता है, जो शीट से जुड़े प्रोजेक्ट की macros.gs फ़ाइल में जाता है।

रिकॉर्डिंग वही दोहराती है जो आपने किया। जहाँ शर्त चाहिए, जैसे "रकम 10,000 से अधिक हो तो ही निशान लगाओ", वहाँ कोड लिखना पड़ता है, और यही काम AI से करवाया जा सकता है। उसी गाइड में लिखा है कि मैक्रो वाला फ़ंक्शन कोई इनपुट मान नहीं लेता और कुछ लौटाता नहीं, इसलिए AI को यही शर्त पहले से बता दीजिए।

AI को स्क्रिप्ट के लिए प्रॉम्प्ट कैसे लिखें?

प्रॉम्प्ट में शीट का नाम, कॉलम, काम और रोक वाली शर्तें लिखिए। असली ग्राहकों के नाम या नंबर की जगह नकली मान रखिए; क्या नहीं डालना चाहिए, इसकी सूची AI को क्या नहीं बताना चाहिए में है। एक तैयार नमूना:

मेरी Google Sheets फ़ाइल में "बिक्री" नाम की शीट है। पंक्ति 1 में शीर्षक हैं, कॉलम B में रकम है और कॉलम C ख़ाली है। ऐसा ऐप्स स्क्रिप्ट फ़ंक्शन लिखिए जो पंक्ति 2 से आख़िरी भरी पंक्ति तक चले और रकम 10000 से अधिक हो तो कॉलम C में "बड़ा ऑर्डर", वरना "सामान्य" लिखे। फ़ंक्शन कोई इनपुट मान न ले और कुछ लौटाए नहीं, ताकि उसे मैक्रो बनाया जा सके। ईमेल भेजने, फ़ाइल मिटाने या बाहर कुछ भेजने वाली कोई पंक्ति न रखिए, और हर पंक्ति का मतलब हिंदी में समझाइए।

इस नमूने में हाथ के हिसाब से जाँचा जा सकने वाला जवाब पहले से तय है: रकमें 12000, 10000 और 8000 हों तो नतीजा "बड़ा ऑर्डर", "सामान्य" और "सामान्य" आना चाहिए। 10000 वाली पंक्ति सीमा-मान की जाँच है, जैसी Excel के फ़ॉर्मूले जाँचने के क़दम में बताई गई है।

कॉपी पर जाँचने के 5 क़दम क्या हैं?

1. असली शीट की कॉपी बनाइए: फ़ाइल मेनू से अपनी शीट की प्रति बनाइए और सारा परीक्षण उसी पर कीजिए। AI का कोड डेटा बदल या मिटा सकता है, इसलिए यह क़दम छोड़ना नहीं है।
2. कोड एडिटर में चिपकाइए: Google के कोडलैब के अनुसार Sheets के मेनू में एक्सटेंशन, फिर ऐप्स स्क्रिप्ट खोलिए। इस तरह बनी स्क्रिप्ट उसी स्प्रेडशीट से जुड़ी रहती है। कोड चिपकाकर "सेव करें" दबाइए।
3. कोड पढ़िए: AI ने जो लिखा, उसमें ये नाम ढूँढिए। GmailApp या MailApp ईमेल भेजते हैं, UrlFetchApp बाहर के पते से बात करता है, DriveApp ड्राइव की फ़ाइलें छूता है, और deleteRows या clearContent डेटा हटाते हैं। आपने माँगा नहीं तो इनका होना ख़तरे की निशानी है। ये सूची हमारी सलाह है।
4. तीन पंक्तियों पर चलाइए: कॉपी में सिर्फ़ तीन नमूना पंक्तियाँ रखिए, एडिटर की फ़ंक्शन-सूची से अपना फ़ंक्शन चुनिए और "चलाएं" दबाइए। नतीजा हाथ के हिसाब से मिलाइए। कोई एक पंक्ति भी न मिले तो वहीं रुकिए। AI कभी-कभी ऐसा फ़ंक्शन लिख देता है जो मौजूद ही नहीं है, जैसा AI हैलुसिनेशन में समझाया गया है; इसकी भी यही जाँच है।
5. मैक्रो बनाइए: Google के मैक्रो गाइड के अनुसार एक्सटेंशन, मैक्रो, इंपोर्ट करें से अपना फ़ंक्शन मैक्रो बनाइए। फिर एक्सटेंशन, मैक्रो, मैक्रो मैनेज करें में उसे शॉर्टकट दीजिए। हर शीट पर सिर्फ़ दस शॉर्टकट मिलते हैं और बाक़ी मैक्रो एक्सटेंशन, मैक्रो मेनू से चलते हैं।

पहली बार चलाने पर ऐप्स स्क्रिप्ट आपसे अनुमति माँगता है, और gmail.com खाते में बिना सत्यापित ऐप की चेतावनी दिख सकती है। Google का कोडलैब कहता है कि यह चेतावनी इसलिए आती है कि स्क्रिप्ट आपने लिखी है, इसलिए आगे बढ़ा जा सकता है। यहाँ स्क्रिप्ट आपने नहीं, AI ने लिखी है, इसलिए अनुमति देने से पहले तीसरे क़दम वाली सूची एक बार फिर देख लीजिए।

स्क्रिप्ट चलाने पर त्रुटि आए तो क्या करें?

Google के समस्या-निवारण पन्ने से दो आम त्रुटियाँ और उनका हल। संदेश अंग्रेज़ी में आते हैं, इसलिए यहाँ उनका मतलब लिखा है।

त्रुटि का मतलब	वजह	क्या करें
काम करने के लिए अनुमति चाहिए (संदेश में Authorization शब्द)	स्क्रिप्ट के पास ज़रूरी अनुमति नहीं है	एडिटर खोलकर कोई भी फ़ंक्शन चलाइए और अनुमति दीजिए। नई सेवा जुड़ी हो तो दोबारा अनुमति दीजिए
सेवा बहुत बार बुलाई गई (संदेश में Service शब्द)	उस काम की रोज़ की सीमा पूरी हो गई, जैसे बहुत ईमेल भेजना	काम कम कीजिए या सीमा के दोबारा शुरू होने का इंतज़ार कीजिए
नतीजा ग़लत है, त्रुटि नहीं	स्क्रिप्ट चली पर तर्क ग़लत है	एडिटर में एक्ज़ीक्यूशन आइकन से हर बार का लॉग देखिए और AI को कोड व नमूना पंक्तियाँ भेजकर सुधार माँगिए

ऐप्स स्क्रिप्ट की रोज़ की सीमाएँ कितनी हैं?

Google के कोटा पन्ने के अनुसार एक बार में स्क्रिप्ट 6 मिनट तक चल सकती है, चाहे खाता gmail.com का हो या Google Workspace का। ट्रिगर से चलने वाली स्क्रिप्ट का रोज़ का कुल समय gmail.com खाते में 90 मिनट और Workspace में 6 घंटे है। एक उपयोगकर्ता एक स्क्रिप्ट पर 20 ट्रिगर रख सकता है। उसी पन्ने की चेतावनी है कि सारी सीमाएँ बिना सूचना बदली, घटाई या हटाई जा सकती हैं।

मैक्रो के लिए Google की सलाह है कि छोटे मैक्रो बेहतर चलते हैं, इसलिए कम क्रियाएँ रखिए। एक सेल बदलने वाला मैक्रो चुनी हुई पूरी रेंज पर भी चल सकता है, तो हर रेंज के लिए अलग मैक्रो बनाने की ज़रूरत नहीं।

पहला मैक्रो अपनी शीट पर कैसे बनाएँ?

1. अपने काम की एक शीट चुनिए जिसमें रोज़ एक जैसा काम दोहराना पड़ता हो।
2. उसकी कॉपी बनाकर तीन नमूना पंक्तियाँ रखिए, जिनके नतीजे आपको पहले से पता हों।
3. ऊपर का प्रॉम्प्ट अपने कॉलम से भरकर ChatGPT या Gemini को भेजिए।
4. 5 क़दम वाली सूची पर चलिए और नतीजा नमूने से मिलाइए।
5. सब मिले तो ही असली शीट में वही कोड और मैक्रो जोड़िए।

ये जानकारी 23 अक्टूबर 2026 तक की है। ऐप्स स्क्रिप्ट की सीमाएँ और Sheets के मेनू के नाम बदल सकते हैं, इसलिए Google के आधिकारिक पन्ने खुद देख लीजिए।